Referat af LYG bestyrelsesmøde

Deltagere:

Jens Bjørn Poulsen, Hanne Johannsen, Jacob Søgaard Jacobsen, Helle Møller Albrecht, John Finmann, Christian Phillip og Lars Bremer 

Afbud: Anders Dahlstrup

Velkommen og godkendelse af dagsorden.

Dagsordenen blev godkendt.

Orientering fra direktøren 

Banen står rigtig godt, men tør. Der er – indtil videre i år – anvendt 20.000 m3 vanding af banen, mens der fra greenkeeperstaben løbende flyttes vandkanoner på banen. Det vil hjælpe, at der nu er udsigt til regnvejr.

Ressourcemæssigt er kontor og greenkeeperstab p.t. presset pga. diverse fravær og forøget aktivitet.

Der er sendt ansøgning til Aarhus Kommunes anlægspulje vedrørende tilskud til opgradering af driving range.

Status for donationer til klubben, pr. 4. september 2025:
Der er modtaget 65 donationer á min. kr. 200.
Klubben skal op på min. 101 donationer for at være berettiget til moms-kompensation. Til info. har momskompensation udgjort i størrelsesordenen kr. 300.000 de seneste år, hvorfor de årlige donationer har stor indvirkning på klubbens økonomi.

 
Der skiftes pr. 1. oktober 2025 til andet bogføringsfirma for klub og center.

Alle buggies vil få skiftet batteri og blive serviceret, hvorefter leasingaftalen vedrørende buggies vil blive forlænget i 2 år.

De foreløbige resultater af den årlige medlemsundersøgelse viser meget positiv udvikling og resultat for både Lyngbygaard Golf generelt, restaurant og bane. Endelige resultater vil først foreligge, når alle medlemmer har haft mulighed og deadline for besvarelse.

Status på medlemstal:

• Der er d.d. 1.247 medlemmer (incl. 29 passive), hvilket er en stigning på 300 medlemmer år-til-dato.
• Der er i år opstartet 117 i begynderforløb.

Orientering fra formanden

Bestyrelse og Christian Phillip havde den 31. august 2025 spillet på Lübker Golf, hvor et af de primære formål var et socialt arrangement for at lære hinanden bedre at kende, udover de formelle bestyrelsesmøder. Der var positive tilbagemeldinger om arrangementet, hvorfor det blev aftalt at gøre noget lignende den 26. april 2026 i Silkeborg.

Jens Bjørn orienterede om, at repræsentanter fra klubber-i-klubben er inviteret til møde den 21. oktober 2025. Klubber-i-klubben er og vil fortsat være et væsentligt aktiv for klubben. Formålet med mødet er primært en forventningsafstemning med fortsatte aktiviteter i klubber-i-klubben samtidig med, at Lyngbygaard Golf har fået et væsentligt øget antal medlemmer, som også skal kunne booke tee-times.

Opdatering af lokalregler

Peter Bække Kristensen havde udarbejdet oplæg til opdatering af klubbens lokalregler.

Oplægget blev godkendt og vil blive kommunikeret i kommende nyhedsbrev og på hjemmeside.

Økonomirapportering

Der er modtaget mangelfuld økonomirapportering fra nuværende bogføringsfirma, hvorfor der vil blive fulgt op på økonomirapporteringen for klubben.

Rekruttering og fastholdelse

Bestyrelse og Christian Phillip havde forinden bestyrelsesmødet ringet rundt til en række nyere medlemmer, som alene har spillet få runder og/eller få boldtræk på driving range efter indmeldelse i år 2024/25 for at høre, om Lyngbygaard Golf kan gøre noget i forhold til at anvende medlemskabet yderligere og fastholde medlemmerne i klubben. Der var generelt positive tilbagemeldinger fra medlemmerne om kontakten fra klubben og alene få udmeldelser, da den primære årsag var manglende tid til at komme ud og spille golf.

Jens Bjørn konkluderede, at der i år 2025 har været en tilfredsstillende tilgang af nye medlemmer, banen står rigtig godt samt en forpagtning af restauranten med rigtig gode tilbagemeldinger og godt samarbejde, hvorfor Lyngbygaard Golf har et godt udgangspunkt for år 2026.

Jacob oplyste, at han og John havde holdt møde med Morten Paulsen og Alexander Herring for at opstarte planlægningen af begynderforløb i år 2026.
 

Evaluering af klubmesterskab 2025

Klubmesterskabet var i år afholdt på en enkelt dag med et egentligt klubmesterskab (som slagspil uden handicaptildeling) samt med en sideløbende turnering, hvor deltagelse var opdelt efter handicap, hvor der tidligere var opdelt efter alder.

Jens Bjørn oplyste, at tilbagemeldingerne om spilleformatet overvejende havde været positive og konkluderede, at det havde aktiveret flere medlemmer i år, hvor der var i alt 124 tilmeldte, hvor godt 70 deltog i den efterfølgende spisning og hygge i restauranten.

Det blev aftalt, at datoer for klubmesterskab for kommende år meldes tidligt ud, så det understøtter bestyrelsens forventning og planlægning af en bred repræsentation fra bl.a. klubbens elitespillere.

 Opkrævning af medlemskontingenter m.v. via betalingsservice (beslutningspunkt)

Christian oplyste, at sekretariatet p.t. anvender forholdsmæssigt meget tid til manuel opkrævning, rykkere m.v.

Det blev besluttet, at det fremadrettet er en forudsætning, at opkrævning af kontingent og øvrige services (klubskab m.v.) sker via Betalingsservice. Alternativt vil der blive opkrævet et administrations-/betalingsgebyr i størrelsesordenen kr. 49. Dette har virkning fra kommende opkrævning ultimo år 2025/primo år 2026 for alle medlemsgrupper

Opfølgning på opgaveoversigt

• Ny hjemmeside forventes lanceret i 1. halvår 2026
• Der er udsendt mail vedrørende årets donationer til klubben. Det bemærkes, at donationerne er en forudsætning for momskompensation for klubben.
• Der er opsat ur på info.-tavle overfor trolley-parkering, ved klubhus.
• Jacob, Hanne og Lone Krogsgaard holder møde om klubaftener i
  vinterperioden 2025/26. Input til spændende aktiviteter bedes mailet til Jacob, Hanne og/eller Lone Krogsgaard.

Kontakt fra Ph.d.-ansøger vedrørende interviews og spørgeskemaundersøgelse

Det blev aftalt, at Lars tager kontakt til Ph.d.-ansøgeren for at afklare og forventningsafstemme i hvilket omfang, Lyngbygaard Golf vil kunne deltage i interviews og spørgeskemaundersøgelsen, idet respondenter primært må forventes at være fra sportsudvalget.

Fastlæggelse af tidspunkter for bestyrelsesmøder frem til generalforsamling i mart 2026

Følgende tidspunkter blev aftalt:

• Bestyrelsesmøde den 21. oktober 2025 18.00 til 20.00
• Bestyrelsesmøde den december 2025 kl. 17.30 til 20.00
• Bestyrelsesmøde den 27. januar 2026 17.30 til 20.00
• Bestyrelsesmøde den 17. marts 2026 17.30 til 19.00
• Bestyrelsesmøde den 25. marts 2026 18.00 til 19.00
• Generalforsamling den 25. marts 2026 19.00

Eventuelt

På baggrund af forespørgsel om et yderligere hold i kvalifikationsrækken for herrer blev det konkluderet, at eventuelle yderligere hold forudsættes at være en del af sportsudvalget og have karakter af ’udviklingshold’. Der vurderes ikke p.t. at være ressourcer eller grundlag for dette i sports- udvalget.

John oplyste, at planlægningen af tidspunkter for begynderhold i år 2026 var under udarbejdelse og vil være udarbejdet inden den 1. oktober 2026. Christian oplyste, at ’konverteringsraten’ for år 2025 skal beregnes, inden der efterfølgende kan aftales prissætning for begyndere i år 2026.

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 21. oktober 2025.